Datenschutz-Hinweise

Wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Tätigkeit bei der Valora Food Service Deutschland GmbH (nachfolgend «Valora» oder «wir»). Im Rahmen Ihrer Bewerbung nutzen wir das Bewerbungsmanagement-Tool der Softgarden e-recruiting GmbH (nachfolgend «Softgarden»). Ihre Datenschutzrechte sind uns wichtig. Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung informieren. Verantwortliche Stelle im datenschutzrechtlichen Sinn für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Valora Food Service Deutschland GmbH, Limbecker Str. 25-37, 45127 Essen, Deutschland. Tel.: 0201 20189 0 E-Mail: info@back-werk.com Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per E-Mail unter valora@dsb.ruhr oder telefonisch unter 0234 - 810 503 00.

Während des Bewerbungsverfahrens werden Bewerberstammdaten (wie Anrede, Namen, Vornamen, Geburtsdatum, Anschrift), Bewerbungsdaten (wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Berufs- Aus- und Weiterbildungsabschlüsse), Kommunikationsdaten (wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse, IP-Adresse) und sonstige personenbezogene Daten, die Sie uns freiwillig übermitteln, erfasst. Die Angaben über Ihre personenbezogenen Daten müssen wahrheitsgemäß, richtig und aktuell sein. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit b) DSGVO sowie im Rahmen der Interessensabwägung Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Soweit Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO mitteilen, erfolgt deren Verarbeitung zusätzlich nach Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, wie z.B. Schwerbehinderteneigenschaft oder ethnische Herkunft). Soweit wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO bei Ihnen anfragen, erfolgt deren Verarbeitung zusätzlich nach Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, wenn diese für die Berufsausübung erforderlich sind). Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben. Ihre Einwilligung ist freiwillig und jederzeit per E-Mail widerrufbar. Die Nichterteilung der Einwilligung hat keine Auswirkungen auf das laufende Bewerbungsverfahren. Zur optimalen Stellenbesetzung und zur Förderung und Entwicklung unserer Kompetenzen, ist die Durchführung eines Bewerbungsverfahrens und die Verarbeitung der damit im Zusammenhang stehenden personenbezogenen Daten von Ihnen als Bewerber erforderlich. Die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten werden ausschliesslich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens, nämlich zur Kontaktaufnahme, Korrespondenz, Beurteilung der fachlichen/persönlichen Eignung und letztlich dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Wie nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens mit Ihren personenbezogenen Daten verfahren wird, können Sie Ziffer 7 entnehmen. Bei Zustandekommen eines Arbeitsverhältnisses wird die private E-Mailadresse zur internen Kommunikation (z.B. für den Versand des Arbeitsvertrages, Datenschutzerklärung oder anderen Formularen und Merkblättern in Zusammenhang mit dem Arbeitsvertrag) erfasst. In anonymisierter Form können gewisse personenbezogene Daten für statistische Zwecke (z.B. Reporting) bearbeitet werden. Dabei sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich.

Sofern Sie sich über WhatsApp bei uns bewerben nutzen, werden über einen WhatsApp-Chat alle notwendigen Informationen im Zusammenhang mit der Bewerbung abgefragt (vgl. oben Ziffer 2). Die Bewerbung über WhatsApp läuft über eine digitale Recruiting Lösung «PitchYou», unser Auftragsverarbeiter PitchYou GmbH mit Sitz in Deutschland. Unser Partner bearbeitet die Personendaten ausschliesslich in unserem Auftrag und für unsere vorgesehene Zwecke (vgl. oben Ziffer 2). Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann (vgl. oben Ziffer 4 und 5). Meta Platforms Ireland Ltd. (Irland) als Anbieterin von WhatsApp agiert hierbei als eigenständig Verantwortliche und verarbeitet Ihre Daten nach ihren eigenen Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen. Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea. Die Datenübermittlung basiert auf unseren überwiegenden Interessen zum Zweck der Bereitstellung vielfältiger und komfortabler Bewerbungskanäle. Bei der Nutzung von WhatsApp ist es möglich, dass Ihre Daten in die USA übermittelt werden.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten intern beim Verantwortlichen an die zuständigen Personen, die für die Durchführung des Bewerbungsprozesses zuständig sind. Dies sind der zuständige Mitarbeiter der Personalabteilung sowie der unmittelbare Vorgesetzte. Zu diesem Zweck kann es erforderlich sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen oder unseren Franchisepartnern in (in Deutschland oder in der Schweiz) übermitteln, wenn der Vorgesetzte bei dem betreffenden Unternehmen beschäftigt ist. Sollten Sie sich bei einem unserer Franchisepartner bewerber, so verarbeitet dieser die Daten in eigener Verantwortlichkeit. In solchen Fällen erfolgt die Übermittlung basierend auf unseren überwiegenden berechtigten Interessen an der Datenverarbeitung sowie zur ordnungsgemässen Durchführung des Bewerbungsprozesses für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben. Extern übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an unseren Auftragsverarbeiter Softgarden e-recruiting GmbH. Sofern Sie sich über Whatsapp bei uns bewerben, übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an unseren Auftragsverarbeiter PitchYou GmbH (Deutschland) sowie der Meta Platforms Ireland Ltd. (Irland) (Anbieter von Whatsapp). Wir behalten uns im Falle einer gesetzlichen Verpflichtung vor, Informationen über Sie offen zu legen, wenn die Herausgabe von rechtmäßig handelnden Behörden oder Strafverfolgungsorganen von uns verlangt wird.

Eine Datenübermittlung in Länder innerhalb der Europäischen Union findet wie in Ziffer 4 beschrieben statt. Ihre Daten können an Stellen außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) übermittelt werden, sofern Sie sich über Whatsapp bei uns bewerben (Übermittlung in die USA). Die Übermittlung in die USA erfolgt unter Zertifizierung des Data Privacy Frameworks auf Grundlage von Art. 45 DSGVO (Angemessenheitsbeschluss) Ausserdem stellen wir den Schutz durch vertragliche Garantien sicher. In der Regel handelt es sich hierbei um die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vom 4. Juni 2021 (hier abrufbar https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj?locale=de).

Valora und Softgarden haben die notwendigen organisatorischen und technischen Massnahmen implementiert, um die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen. Sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Personalabteilung, welche für Ihre Bewerbung zuständig sind, wie auch unseres Software-Partners Softgarden sind im Rahmen ihres arbeitsvertraglichen Beschäftigungsverhältnisses zur Verschwiegenheit über personenbezogene Daten verpflichtet. Dank einer automatisch aktivierten zeitaktuellen Verschlüsselung ist für eine sichere Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten gesorgt. Bei der Datenverarbeitung werden die allgemeinen Standards zur Datensicherheit gemäss aktuellem Stand der Technik berücksichtigt.

Sie haben folgende Rechte, die Sie in Anspruch nehmen können:

Das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.

Wir weisen an dieser Stelle ausdrücklich darauf hin, dass wir uns, wie gesetzlich gefordert, eine entsprechende Identifikation vorbehalten und ggf. auch weitere Maßnahmen zur eindeutigen Überprüfung der Identität vornehmen.

Recht auf Auskunft:

Wenn Sie eine Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten wünschen, so bitten wir Sie, uns dieses in Textform mitzuteilen.  Aus Sicherheitsgründen und aufgrund von Regularien ist es möglich, dass wir gewisse Daten pseudonymisieren.

Recht auf Berichtigung:

Sollten Sie feststellen oder der Meinung sein, dass unrichtige Informationen von Ihnen verarbeitet worden sind, so können Sie uns darüber in Textform informieren. Wir werden den Sachverhalt prüfen und ggf. die Daten entsprechend berichtigen.

Recht auf Löschung:

Sollten Sie die Löschung Ihrer Daten wünschen, so teilen Sie uns diesen Wunsch bitte in Textform mit. Wir werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben Ihr Anliegen prüfen und entsprechend löschen.

Wir weisen aber bereits an dieser Stelle darauf hin, dass wir verpflichtet sind, aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen festgelegte Daten auch länger zu speichern, so gilt z.B. eine Aufbewahrungsfrist für buchhalterische Unterlagen von derzeit 10 Jahren.

Des Weiteren weisen wir daraufhin, dass wir Ihre Daten zwar umgehend sperren, es aufgrund von technischen Einschränkungen aber einige Tage dauern kann, bis wir die Daten endgültig gelöscht haben.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:

Sie haben das Recht, die Verarbeitung von Daten einzuschränken. Dazu teilen Sie uns bitte die aus Ihrer Sicht betroffenen Datenkategorien und die Begründung für Ihr Ersuchen in Textform mit. Wir werden den Sachverhalt umgehend prüfen und Sie über das Ergebnis informieren.

Recht auf Datenübertragbarkeit:

Bitte teilen Sie uns in Textform mit, welche Daten Sie an wen übertragen möchten. Wir werden Ihr Ersuchen umgehend prüfen und Sie über das Ergebnis informieren.

Widerspruchs- und Widerrufsrecht:

Wenn Sie uns Ihre Einwilligung zu bestimmten Datenverarbeitungen gegeben haben, z. B. längere Speicherung Ihrer Bewerbungsunterlagen, so haben Sie jederzeit das Recht, diese Einwilligung – auch in Teilen – zu widerrufen. Bitte teilen Sie uns diesen Widerruf in Textform mit.

Sollte die Verarbeitung der Daten auf Basis einer Interessensabwägung erfolgen, so haben Sie auch hier das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder es sich um Direktwerbung handelt.

Rein informatorisch - bei Direktwerbung, haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, ohne dass Angaben zur besonderen Situation nötig sind. Bitte teilen Sie uns hierzu Ihren Widerspruch in Textform mit.

Beschwerderecht:
Falls Sie mit unserer Arbeit in Zusammenhang mit dem Datenschutz unzufrieden sind, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Hamburgische Beauftragte für 
Datenschutz und Informationsfreiheit) zu beschweren.

Im Übrigen können Sie sich für Ihre Rechte und Anliegen im Zusammenhang mit dem Datenschutz den Datenschutzbeauftragten Patrick Grihn, DSB Ruhr, c/o nextindex GmbH & Co. KG, Grabenstr. 12, 44787 Bochum oder valora@dsb.ruhr sowie datenschutz.vrt@valora.com wenden.

Treten Sie eine Arbeitsstelle bei Valora an, werden Ihre personenbezogenen Daten, oder allenfalls ein Auszug davon, zu Ihrer dortigen Personalakte gelegt.

Wenn Sie sich beworben haben, jedoch einen ablehnenden Bescheid erhalten haben, wird mit Ihren personenbezogenen Daten wie folgt verfahren:

Basierend auf Ihrer Auswahl im Rahmen der Registrierung werden

• Ihre Angaben noch rund sechs (6) Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert und danach unwiderruflich gelöscht (Profil und Bewerbung), wobei keine gesonderte Mitteilung über die Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt; oder
• Ihre personenbezogenen Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert und wir können Ihre Bewerbung gegebenenfalls für weitere zu Ihrem Bewerberprofil passende Stellen berücksichtigen und Sie kontaktieren. Die Datenverarbeitung erfolgt in diesem Fall basierend auf Ihrer Einwilligung, welche Sie uns mittels Ihrer Auswahl erteilen. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr daran interessiert sein, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die getätigte Auswahl in Ihrem Bewerberportal anzupassen.

Für das Bewerberauswahlverfahren nutzen wir keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist. Eine automatisierte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit dem Ziel bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling, Art. 4 Nr. 4 DSGVO) findet bei uns nicht statt.

Wir überprüfen unsere Datenschutzerklärung regelmässig und können sie jederzeit ändern. Die Änderungen unserer Datenschutzerklärung werden wir Ihnen in angemessener Weise mitteilen.

Weitere Informationen darüber, wie Valora personenbezogene Daten bearbeitet, die im Rahmen Ihres Besuchs auf einer unserer Webseiten erhoben werden, finden Sie in der Datenschutzerklärung von Valora unter https://www.back-werk.de/de/datenschutz/ .